一文掌握设备管理体系制度建设的好方法
原创图文：成都华标企管 首席顾问 蒋良君
设备管理体系建设，是建立标准、实施标准、改进标准的过程，设备管理体系制度的健全性、可行性，对设备管理实施的有效性影响较大，设备管理体系建设“始于策划，终于落实”。
设备管理体系制度对基层业务运作具有明确的指导和规范作用，科学、适用的制度，必须从实际出发来建立，制度宜简洁，于事有效，易于执行。笔者近几年对企业进行设备管理项目辅导、专题培训、调研诊断的过程中，发现企业设备管理体系制度存在共性的主要问题是“缺、断、乱”，企业的设备管理制度质量参差不齐，为提升企业设备管理制度建设的水平，笔者将根据自己多年辅导企业设备管理体系建设的经验，将多数企业设备管理体系制度存在的典型问题、增修制度的要点、制度落实要点分享如下，供企业设备管理者参考。
一、企业设备管理体系制度共性问题
1.1 问题1：缺
1）缺制度。从企业设备管理全过程（总流程或寿命周期）的角度看，缺该有的制度。例如：化工企业缺“管道管理制度”，有技改的企业，缺设备变更与技改管理制度；大量使用切削液的企业缺切削液管理制度；有智能运维设备、机器人，缺智能运维方面的管理制度。
2）缺该有的要素（或活动、环节）。一是根据管理对象从流程要素的管理的角度看输入资源、活动、活动的相互作用、输出结果、顾客（含内部顾客）、价值，对实际有的活动在制度内缺要求无表述。二是从文件格式看，不能满足文件管控的要求，或格式不当。如：设备点检管理，有的企业缺编制点检标准的要求和模板，有的企业缺没将点检标准对员工进行培训达到应知应会，通过逐个验证确保员工对点检标准的内容达到了应知应会，有的缺点检发现问题后的处置方法（含报销），缺关联到设备缺陷故障与检修管理制度，有的已经在使用设备信息化系统中的单据，而制度却没同步修订，仍然是使用纸质单据的流程和要求。有个别制度的要求不符合实际应用。
3）缺该有的表单。实际有应用表单，在制度内没写明。管理，很多是透过表单（或电子信息、数据）进行运作的。或有的表单还需修订或整合，更适合实际应用。
4）缺必要的规范性引用文件。有的制度该规范性引用文件的没注明。例如：写特种设备管理没引用TSG 08-2017 《特种设备使用管理规则》，现场管理制度中涉及到安全标识，缺引用GB 2894《安全标志及其使用导则》GB/T 2893.1《图形符号 安全色和安全标志 第1部分安全标志和安全标记的设计原则》、GBZ 158《工作场所职业病危害警示标识》、GB 13495.1《消防安全标志 第1部分：标志》等标准。
1.2 问题2：断
制度的“断”，指在制度内容中应关联的制度名称名称没关联，没按需写明设备管理制度与设备管理体系制度及标准（规程），以及企业内其他管理体系制度等之间的关联。
1）设备管理体系体系制度之间的横向关联。如：设备购置管理或设备前期管理制度涉及到新设备转固定资产管理时关联财务部的“固定资产管理制度”。设备点检管理、设备状态监测或检验检测等制度，关联设备缺陷故障与检修管理制度。
2）设备管理制度跨其他体系的制度关联。如按需关联到资产管理体系、质量管理体系、安全管理体系、环境管理体系、职业健康管理体系、能源管理体系、信息化系统、人力资源管理等。如：设备管理制度中涉及到培训的，宜关联到人力资源部的“培训管理制度”、“内训师管理制度”等。设备管理制度中涉及到个人隐性知识管理的宜关联到企业的“知识管理制度”。在设备检修或技改中有专利的宜关联到企业科技创新管理制度。
3）设备管理制度的纵向关联。
适用时向上关联，如：子（或分）公司（厂）关联股份或集团相应的制度。
适用时向下关联，如：设备操作运行管理制度，关联到相应的安全操作规程；设备检修管理制度，关联到设备检修规程。
1.3 问题3：乱
1）重复：总部与所属单位制度内容重复（这个问题在有的企业比较严重），或在不同管理体系中对同一管理要求重复写。
2）冲突：不同制度或标准之间，对同一管理要求存在冲突。（注：此类问题相对少）
3）文控：没按规范管理文件，新旧版本管控失效易误用。比较典型的是在现场岗位能看到失效版本的文件，或在现行制度中规范性引用的文件是失效版本。
4）注解：有的制度在正文内容中用条款的方式写术语解释。宜将必要的术语写在制度的“术语与定义”小标题下。
企业在建立健全设备管理体系制度时，如何避免以上问题，如何结合企业识别需要增修的制度，如何写好制度，请看“增修设备管理制度的方法”。
二、增修设备管理制度的方法
2.1成立“制度优化组”
1）通常由设备管理部牵头，成立“制度优化组”，选好参编人员。根据企业设备管理的专业类别，确定参编人员。
2）参编人员，应熟悉本企业现有的设备管理制度和内容，以及设备管理需关联的其他体系的文件和内容。
3）参编人员，应熟悉PMS /T1-2023《设备管理体系-要求》中适合自己企业的条文内容。
提示：企业的设备管理流程、制度、表单（含信息化单据），是企业设备管理者综合策划能力的体现，因此，企业参编人员的综合能力，决定了策划能力，策划能力决定了输出制度的质量。
2.2输入：增修前的资料准备与整理
1)集团、公司设备管理文件（含管理组织结构和职责），以及涉及设备管理相关的其他体系内文件（安全、质量、财务、人力资源等体系）。
2)现有文件清单；包括文件编号、文件名称、归口部门、文件层级。
3)各制度中流程简图或流程描述；
4)各制度中流程涉及的申请、审核、审批等权责和使用的表单及标准；
5)了解各制度中的部门及岗位职责；
6)每个制度中的表单（纸质的、电子或系统内的）。
2.3活动：现况诊断——对现有制度进行盘点与评估
2.3.1 制度整体层面——识别缺什么制度、需修订什么制度。
1）评估系统性——识别缺什么制度
方法1：对照2023版设备管理体系标准(PMS)的条款目录，将企业现行设备管理制度名称对照设备管理体系要素（如图），结合企业设备管理实际之需，明确需新增的制度名称，纳入制度增修清单。
方法2：根据自己的实践经验，或通过“制度优化组”脑力激荡，明确需新增的制度名称，纳入制度增修清单。
方法3：请设备管理专业的咨询师，协助企业识别需增修的制度，列出制度增修清单。
提示：
A.思考你的企业，为达成公司目标（企业战略目标、客户要求、安全要求等），应从哪些方面（组织人员管理、设备全过程及其要素管理）去管好设备？还缺哪些必要的制度？
B.对标PMS /T1-2023《设备管理体系-要求 》建设备管理体系，不是取代企业原有标准而新建立一套体系，而是在企业现有体系内就设备专业管理进行按需完善与补充,对现有设备管理进行优化和改进。
C.制度不在多，该有的不缺。制度应涵盖企业设备管理的所有主要业务活动，以确保企业的各项业务管理活动都能在制度中找到与之相应的文件。
2.3.2 制度单个层面——识别需修订哪些制度
方法1：识别制度是否存在缺、断、乱等共性问题。其中重点分析：
A.精简性：制度与之间制度，内容相同或相近的，是否考虑整合为一，简化重复的内容，让制度更全面且精简。
B.完整性：职责明确、管理或业务活动逻辑（流程顺序）清晰，流程环节不缺失，内容或要素完备不遗漏业务要项，业务内容形成闭环。附件完备（附录、表单等）
C.优化性：制度内哪些表单需取消、整合、优化，哪些表单需用电子单据代替。
D.协同性：集团、公司制度内容层级清晰、内容不重复、不冲突；制度内涉及设备管理的相关部门、各层级职责明确、划分合理。
E.关联性：同体系制度之间的关联、不同体系之间的文件管理。如图：
F.可行性：条理清晰、内容合理、符合实际、制度表述的顺序符合实际执行流程，易理解可执行。
G.合规性：该规范性引用的关键或重要文件，是否有引用。
方法2：对标PMS /T1-2023《设备管理体系-要求 》的条文内容，结合实际需要识别现有制度缺哪些要求。
方法3：通过“制度优化小组”脑力激荡，识别制度内需增修的内容。
方法4：参考适用的国标、行标、地标、团标等，以及大型企业好的制度，结合实际按需优化现有的设备管理制度。注意：是参考、借鉴，不可照搬照抄。
2.3.3 评估规范性：文件格式规范统一。可参考GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的文件结构或企业标准格式。
2.4 输出：明确制度增修清单
由“制度优化组”组长负责编制《设备管理制度增修管理表》（简称《建制管理表》），明确需修订、新增、整合、删除（内容重复）的文件名称、编号，及编制分工、计划完稿日。
三、写前准备
3.1理顺各部门职责分工（明确与设备管理相关部门、层级及岗位在设备管理中的相应职责，才能有效推动各部门在业务管理中的协作与分工。）
3.2按设备全寿命周期管理的过程，按通用管理和专业管理，理清各制度管理流程及要素。梳理每个制度的流程时，可运用好过程方法（或流程管理方法）和PDCA管理循环，明确每个过程的输入、活动、输出。
3.3 初步梳理每个制度需规范性引用的文件，熟悉引用文件，看哪些内容适合引为己用。
3.4按需了解外部资料。通过网络、书籍、兄弟单位等查找相关制度文件，作为参考资料，可启发思路，起到“他山之石”的良好作用。注意：不能照搬照抄，只可按需选用适合的。
3.5形成统一规范的制度模板。可参考国标的格式，也可参考企业标准格式，形成自己企业规范的制度模板。可对制度的版面、制度结构、字体、字号、行间距、表格、附注、附录、附图等进行规范。
3.6对缺乏设备管理制度、技术标准（安全操作规程、保养规程、润滑标准、检验检测规范、状态监测规范、非标备件标准、故障处理指南、检修规程等）、表单文件编号规则的企业，应从企业标准化管理的角度，进行策划和建编号规则。
四、 起草制度
4.1根据《建制管理表》的编制分工，按公司统一规范的模板编制，组长负责制度编制的进度和质量管理。
4.2制度编制要点
1）职责明确、要素不缺、条理清晰、要求具体可行（其中关键要求醒目）、制度或标准按需衔接、形成闭环。
2）指导性和约束性。制度对相关人员做些什么工作、如何开展工作都有一定的提示和指导，同时也 明确相关人员不得做些什么，以及违背了会受到什么样的惩罚。制度要强化刚性约束力，刚性不足，制度失去应有的约束作用。凡是制度应与利益挂钩，否则就是无效的制度。在制度内应明确关键要求不执行的考核规则，以及鼓励的行为应奖励。有人说: “扣钱没用，跟利益挂钩也不行。”这句话其实不妥，因为这里面有一个“行情”的概念，什么是行情?奖要奖到心动，扣要扣到心痛，道理就这么简单，这跟到农贸市场去买东西其实是类似的。
3）关键要求一目了然。写好制度草案后，认真看制度内容，将你认为是很重要的要求，用“黑体字+下划线”进行区分，这就是所谓的执行红线，可将划线的内容纳入执行考核，促进制度关键要求等落实。如图：
4）制度中涉及的表单、附录等，宜与文件分开独立形成文档，方便文件管控，更方便日后修订制度或表单。如图：
4.3编制人每编制完成1个自己检查修改后，应及时提交编制组长审阅，并根据反馈按需修改。
五、评审制度
5.1 先由“制度优化组”评审、修改后，再形成会审稿。
5.2 按公司的制度审批流程，将制度电子版发给制度涉及的部门负责人会审。若有修改的内容用红色字区分。
5.3根据会审的结果，对有疑惑的应解释，对提议合理的宜采纳，不采纳也应回复理由。有争议的视需小会讨论。
六、宣贯落实
严格遵守和执行制度，制度的生命力在于执行。制度只有通过有效实施，才能实现制度应有的价值，发挥制度的效用。以下几项建议，对企业宣贯、落实制度具有指导作用：
6.1制度审批后发布，应做好制度宣贯，组织学习，达成共识。
6.2 测试管理骨干对制度的掌握情况，可从制度内提取关键内容，编制约半小时的口头问答题测试，回答符合率大于80%为合格。
6.3 可开展制度关键内容竞答赛，促进管理骨干对制度的了解与掌握。
6.4将制度内的关键要求，形成制度执行检查表（或纳入设备管理星级评价标准），作为日常检查的要项。通过抽查关键要求的执行情况，及时纠偏。每次抽查的结果应通报，兑现奖罚。
6.5 设备管理部应做好监督检查，各执行部门应做好自主检查。千条万条，不抓落实等于白条。设备部检查执行单位发现的问题，若执行单位有纳入自查自纠则不扣分，无自查记录的则扣分。
6.6在制度实施过程中，制度归口管理部门（设备部）应及时收集制度运行过程中出现的问题或可采纳的建议，按需及时修订完善。没有完善的制度，只有不断完善的制度。对主动提出制度内容优化的，企业宜参照合理化建议进行奖励。提示：制度优化可随时进行，不需等到每年规定的周期修订。
本文小结
1.制度建设的目的。企业的设备管理制度和技术标准，是为设备安全、稳定、经济运行提供管理支撑的，属于必要的非增值活动，虽然不能立竿见影，但通过有效实施制度，可夯实企业设备专业管理，让设备管理流程更顺畅、设备相关业务运作更高效，更好实现企业的经营目标，为企业满足客户的需求而提供产品或服务。
2.制度建设的重点。企业设备管理体系制度建设，是建立标准、实施标准、优化标准的过程，其重点是该有的制度不缺（对标识别、按需确定），现有制度的要素不缺（现有流程中该有的活动不缺）、制度内容可行，制度能得到有效执行（落实，可通过日常检查、年度综合检查或设备管理星级评价等促进），在实施中按需改进（制度应根据企业的发展而不断修订，适应新环境、新形势、新任务的要求，针对一些容易出现问题的环节和工作中存在的漏洞，应及时修订完善），以确保制度的持续适用性（适宜性）。
3.制度关键在落实。 设备管理三分靠制度，七分靠执行。设计得再好的制度，若没有合适的人运行（督导落实），这形同一座坚固却没有士兵去保守的城堡，如何通过归口部门监督检查与通报考核、执行部门自查自纠，这是制度落实的关键。
注：本文配图摘自课件《2023版设备管理体系标准（PMS）实施要点解读》
注：本文配图摘自课件《2023版设备管理体系标准（PMS）实施要点解读》
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