如何把握设备管理制度流程记录的详略程度?
【日期】2012年12月7日-12月10日
【来源】“中国设备管理”QQ群,群QQ号:283752911
【提出】王老吉徐伟:管理制度、流程、记录表格详细程度如何把握?设计得简洁,领导或外部人员看起来就觉得粗,设计细化一点,需要填的内容多一点,员工就觉得复杂,不愿意看和用,这个度怎样把握才算好?
【主要参与讨论者】蒋良君、李智、徐伟、强加龙、符雅峰、袁岳锋、左权、张吉云 (排名按参与讨论的先后顺序)
【整理】 蒋良君
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1.对制度的详略程度把握。
这 个主要取决于你要控制的过程的复杂程度 和文件层次。比如:设备前期管理中对购置设备前的选型论证,在你的QEO或HSE等体系手册内,就注明有某个单位主办设备前期管理,主要控制好哪些方面, 具体执行请参照某某程序文件就行了。在2层程序文件文件内,你就必须要规定,哪些类别的设备,应该由哪些部门的哪些岗位参与,主要论证的内容是哪些。若企 业技术力量雄厚,还可以展开到3层文件,对企业内关键设备,具体选型的项目和技术标准,最好就要建立,形成设备选型的技术库(可以用软件平台实现。)。通 常编制制度前,是先策划流程图,然后根据流程图及所涉及到的单位、活动来编写制度,对可能会出问题的环节,或容易出问题的环节,文件表述应具体,重点要点 不能放过。对于一些对过程及结果影响不大的活动,可以轻描淡写,但是,流程与与流程的接口必须描述清晰,如:车间员工在点检时发现设备问题,若自己不能处 理的,应用啥方式向谁反映,接收信息者应如何处理。
2、对流程图的详略程度把握。
运用流程图最多的文件通常是2层的程序文件。流程图最基本的目的就是要让看者一看就明白了某个过程来龙去脉,流程图应形成一个闭环,过程与过程的衔接处,能和另一个关联的流程图对应上。
详略程度, 与绘制流程图的表达方式有关、与过程的复杂程度有关、与编流程图人的综合水平有关。比较详细的流程图,包括了活动过程、涉及的职能单位、过程要点提示、所 遵循的制度标准,需使用或形成的记录等,通常,可以参考软件公司编制的流程图,软件公司的流程图是比较标准化的格式。比如:ERP大流程是一张A3纸,然 后各模块各操作就有几十个详细流程+图文并茂的模块操作指南。当然,对于流程的详略,这里只能说个通常的方法,具体的,还是取决于编制流程图的人了。
流程的书面表述是流程图。对于流程而言,就是强家龙说的:“在能控制节点的情况下,流程肯定是越简化越好。所以流程的详略程度,关键是清理管理节点,确定重点。”流程分析与优化,也是提升管理及效率方法之一。
3、对记录的详略程度把握。
记录的设计,前面软件公司的两位老师的建议比比较好。记录要满足:
1)验证用。如:外部审核用、内部审计用、过程记录用等。
2)统计分析及改善用。通过对数据的统计分析,容易把握重点项,容易进行后续的分析及改善信息输入。有统计分析,才有数据证明是否有进步。
3)需满足设备信息化管理的基本需要。这个基本需要就是企业设备管理所必须的数据要有。
4)应方便人员记录,且不会占用一线人员太多的时间。比如卷烟厂,卷包的点检表、制丝的、动力的点检表可以不一样,记录的要求也可以不一样,应结合具体的管理和使用来设计。
5)设计记 录表时(表格字段/项目),尽量考虑到一表多功能,也就是能满足多个单位的需求,但必须要方便记录且不占用太多时间紧。比如最近烟草企业搞安全生产管理, 用于1台燃气锅炉的设备安全点检表的项目就比设备专业的还多,这就有问题了,对于基层运用,可以整合下,以减少员工填写的时间。提示:不是不重视安全,而 要有侧重。对于安全专业的,可以将与设备安全有关的设计成某设备安全点检表。
6)信息化系统配置好的,手工记录可以简化,只要能达到控制目的就行。比如青岛卷烟卷烟包操作岗的点检维护记录,因设备旁有终端,员工可以看到详细的点检标准,若点检时是正常的都不用记录,只记录异常,这也是不错的。
张吉云建议:
1、记录要和现场管理相结合,适度和满足需要即可;并非越详细或越简单就好——适用;能够把需要的信息内容体现出来,那才是最好的;
2、需要和企业的相关贯标文件进行结合,即与管理层以及相关部门要结合,那些文件可简化,那些表单可用电子化替代,或打印输出即可;或适当时机更改贯标文件要求,以不加大现场人员的工作量,同时满足企业的要求,这样落到实地,才是适用的表单;
3、需要和 信息化系统结合,对表单进行优化和改进,在改进的同时梳理贯标文件,以对应新的表单,并用信息化系统予以支撑,最重要的是表单记录要落到实处,不是制定 ——总的来说,表单制定和优化完善,并非要求一步到位,逐步完善和优化过程,当然最好能有信息化支撑,那是最好的模式,“节能降耗”,不是吗
一个企业的程序级流程图和表单的设计,可以折射出这个企业的管理团队的水平。就如现场的6S一样,可以折射出企业的现场管理水平,从员工食堂、住宿、厕所的管理,可以看出这个企业对员工的用心程度。
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