如何把握设备管理制度流程记录的详略程度？
【日期】2012年12月7日-12月10日
【来源】“中国设备管理”QQ群，群QQ号：283752911
【提出】王老吉徐伟：管理制度、流程、记录表格详细程度如何把握？设计得简洁，领导或外部人员看起来就觉得粗，设计细化一点，需要填的内容多一点，员工就觉得复杂，不愿意看和用，这个度怎样把握才算好？
【主要参与讨论者】蒋良君、李智、徐伟、强加龙、符雅峰、袁岳锋、左权、张吉云 （排名按参与讨论的先后顺序）
【整理】 蒋良君
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1.对制度的详略程度把握。
这 个主要取决于你要控制的过程的复杂程度 和文件层次。比如：设备前期管理中对购置设备前的选型论证，在你的QEO或HSE等体系手册内，就注明有某个单位主办设备前期管理，主要控制好哪些方面， 具体执行请参照某某程序文件就行了。在2层程序文件文件内，你就必须要规定，哪些类别的设备，应该由哪些部门的哪些岗位参与，主要论证的内容是哪些。若企 业技术力量雄厚，还可以展开到3层文件，对企业内关键设备，具体选型的项目和技术标准，最好就要建立，形成设备选型的技术库（可以用软件平台实现。）。通 常编制制度前，是先策划流程图，然后根据流程图及所涉及到的单位、活动来编写制度，对可能会出问题的环节，或容易出问题的环节，文件表述应具体，重点要点 不能放过。对于一些对过程及结果影响不大的活动，可以轻描淡写，但是，流程与与流程的接口必须描述清晰，如：车间员工在点检时发现设备问题，若自己不能处 理的，应用啥方式向谁反映，接收信息者应如何处理。
2、对流程图的详略程度把握。
运用流程图最多的文件通常是2层的程序文件。流程图最基本的目的就是要让看者一看就明白了某个过程来龙去脉，流程图应形成一个闭环，过程与过程的衔接处，能和另一个关联的流程图对应上。
详略程度， 与绘制流程图的表达方式有关、与过程的复杂程度有关、与编流程图人的综合水平有关。比较详细的流程图，包括了活动过程、涉及的职能单位、过程要点提示、所 遵循的制度标准，需使用或形成的记录等，通常，可以参考软件公司编制的流程图，软件公司的流程图是比较标准化的格式。比如：ERP大流程是一张A3纸，然 后各模块各操作就有几十个详细流程+图文并茂的模块操作指南。当然，对于流程的详略，这里只能说个通常的方法，具体的，还是取决于编制流程图的人了。
流程的书面表述是流程图。对于流程而言，就是强家龙说的：“在能控制节点的情况下，流程肯定是越简化越好。所以流程的详略程度，关键是清理管理节点，确定重点。”流程分析与优化，也是提升管理及效率方法之一。
3、对记录的详略程度把握。
记录的设计，前面软件公司的两位老师的建议比比较好。记录要满足：
1）验证用。如：外部审核用、内部审计用、过程记录用等。
2）统计分析及改善用。通过对数据的统计分析，容易把握重点项，容易进行后续的分析及改善信息输入。有统计分析，才有数据证明是否有进步。
3）需满足设备信息化管理的基本需要。这个基本需要就是企业设备管理所必须的数据要有。
4）应方便人员记录，且不会占用一线人员太多的时间。比如卷烟厂，卷包的点检表、制丝的、动力的点检表可以不一样，记录的要求也可以不一样，应结合具体的管理和使用来设计。
5）设计记 录表时（表格字段/项目），尽量考虑到一表多功能，也就是能满足多个单位的需求，但必须要方便记录且不占用太多时间紧。比如最近烟草企业搞安全生产管理， 用于1台燃气锅炉的设备安全点检表的项目就比设备专业的还多，这就有问题了，对于基层运用，可以整合下，以减少员工填写的时间。提示：不是不重视安全，而 要有侧重。对于安全专业的，可以将与设备安全有关的设计成某设备安全点检表。
6）信息化系统配置好的，手工记录可以简化，只要能达到控制目的就行。比如青岛卷烟卷烟包操作岗的点检维护记录，因设备旁有终端，员工可以看到详细的点检标准，若点检时是正常的都不用记录，只记录异常，这也是不错的。
张吉云建议：
1、记录要和现场管理相结合，适度和满足需要即可；并非越详细或越简单就好——适用；能够把需要的信息内容体现出来，那才是最好的；
2、需要和企业的相关贯标文件进行结合，即与管理层以及相关部门要结合，那些文件可简化，那些表单可用电子化替代，或打印输出即可；或适当时机更改贯标文件要求，以不加大现场人员的工作量，同时满足企业的要求，这样落到实地，才是适用的表单；
3、需要和 信息化系统结合，对表单进行优化和改进，在改进的同时梳理贯标文件，以对应新的表单，并用信息化系统予以支撑，最重要的是表单记录要落到实处，不是制定 ——总的来说，表单制定和优化完善，并非要求一步到位，逐步完善和优化过程，当然最好能有信息化支撑，那是最好的模式，“节能降耗”，不是吗
一个企业的程序级流程图和表单的设计，可以折射出这个企业的管理团队的水平。就如现场的6S一样，可以折射出企业的现场管理水平，从员工食堂、住宿、厕所的管理，可以看出这个企业对员工的用心程度。
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